Für Unternehmen gibt es klare Aufbewahrungspflichten, sechs und zehn Jahre, geregelt in Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Für Privathaushalte gibt es fast keine. Genau das macht die Sache unübersichtlich: Was nicht vorgeschrieben ist, wird entweder ewig aufgehoben oder zu früh weggeworfen. Dieser Beitrag trennt beides: die wenigen echten Pflichten, die Fristen, hinter denen ein handfestes Risiko steht, und das, was nur aus Gewohnheit im Ordner liegt.
Die einzige harte Pflicht: Handwerkerrechnungen
Privatpersonen müssen Rechnungen für Leistungen an ihrem Grundstück oder ihrer Wohnung zwei Jahre lang aufbewahren. Das steht in § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes und gilt für Bauleistungen, Handwerker, Gärtner, Reinigung, Malerarbeiten, kurz alles, was am Gebäude oder Grundstück gemacht wird. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Der Handwerker muss auf der Rechnung auf diese Pflicht hinweisen; der Hinweis fehlt trotzdem oft.
Hintergrund ist die Schwarzarbeitsbekämpfung. Wer die Rechnung nicht vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld bis 500 Euro. Für die Steuer sind dieselben Rechnungen ohnehin wertvoll: Handwerkerleistungen sind zu 20 Prozent des Arbeitslohns, höchstens 1.200 Euro im Jahr, von der Steuer absetzbar, und das Finanzamt verlangt die Rechnung und den Überweisungsbeleg. Barzahlung ist ausgeschlossen.
Steuerunterlagen
Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die private Steuererklärung gibt es nicht. Die Ausnahme in § 147a AO betrifft nur Personen mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr; die müssen sechs Jahre aufbewahren. Für alle anderen gilt eine praktische Regel: Belege so lange aufheben, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Das ist einen Monat nach Zugang der Fall, wenn kein Einspruch eingelegt wird. Bis dahin kann das Finanzamt Belege nachfordern.
Die Bescheide selbst sollte man dauerhaft behalten. Sie belegen Einkommen und gezahlte Steuern über Jahrzehnte, was bei Rentenfragen, Elterngeld, BAföG der Kinder oder einem Kredit plötzlich wieder wichtig wird. Ein Ordner mit dreißig Bescheiden ist dünn.
Wofür die Verjährung die Frist setzt
Viele Fristen ergeben sich nicht aus einer Aufbewahrungspflicht, sondern aus der Verjährung. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Solange jemand noch eine Forderung stellen könnte, braucht man den Beleg, der sie widerlegt.
| Unterlage | Empfohlene Dauer | Warum |
|---|---|---|
| Kontoauszüge | 3 Jahre | Verjährung von Zahlungsansprüchen; Nachweis von Miet- und Unterhaltszahlungen |
| Kaufbelege | 2 Jahre, bei Garantie länger | Gewährleistungsfrist nach § 438 BGB; Garantie nach Herstellerbedingungen |
| Mietvertrag, Kautionsnachweis, Übergabeprotokoll | 3 Jahre nach Auszug | Kautionsrückzahlung und Nachforderungen verjähren nach drei Jahren |
| Betriebskostenabrechnungen | 3 Jahre | Nachzahlung und Einwendungen laufen jeweils in Jahresfristen |
| Versicherungspolicen | Laufzeit plus 3 Jahre | Ansprüche aus dem Vertrag verjähren nach drei Jahren |
| Rechnungen für Reparaturen am Auto | bis zum Verkauf | Wertnachweis, Gewährleistung |
Was dauerhaft bleibt
Einige Dokumente haben keine Frist, weil ihr Wert nicht verjährt.
- Alles für die Rente: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Bescheinigungen über Ausbildung, Arbeitslosigkeit und Kindererziehung. Die Rentenversicherung hat Lücken im Versicherungsverlauf, die man nur mit eigenen Unterlagen schließen kann. Erst wenn der Rentenbescheid alles bestätigt, kann man aussortieren.
- Geburts- und Heiratsurkunden, Scheidungsurteile, Erbscheine, Testamente.
- Ärztliche Befunde, Impfpass, Röntgenbilder. Behandlungsfehler verjähren zwar, aber Diagnosen bleiben relevant.
- Grundbuchauszüge, Kaufverträge für Immobilien, Baugenehmigungen, alle Unterlagen zu Eigentum.
- Zeugnisse und Abschlussurkunden.
Familie und Nachlass
Kindergeldbescheide, Elterngeldbescheide und Unterhaltsnachweise gehören in eine eigene Gruppe. Die Familienkasse kann Kindergeld innerhalb der Festsetzungsfrist zurückfordern, wenn sich Voraussetzungen nachträglich als nicht erfüllt herausstellen; die Frist beträgt in der Regel vier Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand. Die Bescheide und die Nachweise zu Schule, Ausbildung und Studium des Kindes sollten deshalb fünf Jahre bleiben. Unterhaltszahlungen beweist man mit Kontoauszügen; die drei Jahre der Regelverjährung gelten auch hier, bei titulierten Ansprüchen dreißig.
Beim Nachlass wird es ernst. Erben haften für Steuerschulden des Verstorbenen, und das Finanzamt kann Steuererklärungen für zurückliegende Jahre nachfordern, solange die Festsetzungsfrist läuft. Steuerunterlagen eines Verstorbenen sollten deshalb bis zum Ende dieser Frist bleiben, also vier Jahre, bei nicht abgegebenen Erklärungen sieben und bei Hinterziehung zehn. Dasselbe gilt für Kontoauszüge und Depotunterlagen des Erblassers, weil das Finanzamt bei der Erbschaftsteuer den Vermögensstand zum Todestag prüft. Wer einen Nachlass abwickelt, sollte nichts wegwerfen, bevor der Erbschaftsteuerbescheid bestandskräftig ist.
Was weg kann
Kassenzettel für den Wocheneinkauf, sobald die Ware verbraucht ist. Kontoauszüge älter als drei Jahre, wenn keine offene Forderung mehr denkbar ist. Werbung, Angebote, überholte Versicherungsbedingungen, Bedienungsanleitungen von Geräten, die längst entsorgt sind. Die meisten Haushalte könnten die Hälfte ihrer Ordner leeren, ohne ein einziges Risiko einzugehen.
Kündigungsbestätigungen
Eine Gruppe wird fast immer vergessen: die Bestätigung einer Kündigung. Wer ein Abo, einen Handyvertrag oder eine Mitgliedschaft kündigt, sollte die Bestätigung bis drei Jahre nach Vertragsende aufheben, denn erst dann ist eine Nachforderung verjährt. Seit Juli 2022 müssen Anbieter, die Verträge online abschließen lassen, einen Kündigungsbutton anbieten und die Kündigung unverzüglich elektronisch bestätigen; diese Bestätigung ist der Beweis, dass gekündigt wurde. Fehlt sie, gilt die Kündigung trotzdem, aber man muss den Zugang beweisen, und das ist ohne Bestätigung schwer.
Reicht digital?
Für Privatpersonen ja. Anders als Unternehmen sind sie nicht an die Vorgaben zur digitalen Buchführung gebunden. Ein Scan oder ein Foto der Handwerkerrechnung genügt auch für § 14b UStG, solange die Rechnung lesbar bleibt. Wichtig ist eher die Auffindbarkeit: ein Ordner pro Jahr, Dateinamen mit Datum und Absender, und ein zweiter Speicherort, damit ein kaputter Rechner nicht die Rentenunterlagen mitnimmt.
Originale braucht man weiterhin bei Urkunden, Zeugnissen, Vollmachten und allem, was mit Unterschrift Beweiskraft hat. Und bei Garantiebelegen, wenn der Händler das Original verlangt, was einige tun.
Ein Termin im Jahr
Aufbewahrungsfristen laufen fast alle zum Jahresende ab. Es reicht deshalb, sich einmal im Jahr eine Stunde für die Ordner zu nehmen, sinnvoll in den ersten Januartagen, wenn die neuen Fristen beginnen. Wer dafür einen festen Tag sucht, der weder Feiertag noch Brückentag ist: Die Feiertage des laufenden Jahres nach Bundesland stehen bei uns, und der 2. Januar ist in keinem Bundesland ein Feiertag.
Zwei Belege, die in dieser Liste oft fehlen: der Befreiungsbescheid zum Rundfunkbeitrag und die Kündigungsbestätigung nach dem Kündigungsbutton; beide bleiben drei Jahre.
