Ein Arbeitszeugnis soll wahr, klar und zugleich wohlwollend formuliert sein. Daraus hat sich in der Praxis eine eigene Zeugnissprache entwickelt. Formulierungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „zur vollen Zufriedenheit“ werden deshalb häufig bestimmten Schulnoten zugeordnet. Wer diese Abstufungen nicht kennt, kann ein Zeugnis leicht falsch einschätzen.

Die wichtigsten gesetzlichen Regeln stehen in § 109 Gewerbeordnung (GewO). Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein wahrheitsgemäßes Zeugnis und können bei Fehlern oder einer nicht gerechtfertigten Bewertung eine Berichtigung verlangen.

Anspruch auf ein Arbeitszeugnis: wer, wann und welches?

Nach § 109 Absatz 1 GewO hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis. Der gesetzliche Anspruch auf das endgültige Arbeitszeugnis knüpft grundsätzlich an die Beendigung des Arbeitsverhältnisses an.

Steht das Ende des Arbeitsverhältnisses bereits bevor und wird das Zeugnis beispielsweise für Bewerbungen benötigt, kann schon vorher ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis bestehen. Voraussetzung ist ein triftiger beziehungsweise berechtigter Grund. Auch ein Wechsel des Vorgesetzten, eine wesentliche Änderung der Tätigkeit oder andere berufliche Veränderungen können einen solchen Grund darstellen.

Auch Minijobber haben grundsätzlich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Für Auszubildende enthält § 16 BBiG eine eigene Regelung.

Beim Arbeitszeugnis wird zwischen zwei Varianten unterschieden:

Einfaches Zeugnis: enthält mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit.
Qualifiziertes Zeugnis: enthält zusätzlich eine Beurteilung von Leistung und Verhalten. Der Arbeitnehmer muss diese weitergehende Beurteilung verlangen.

Für Bewerbungen ist in der Regel das qualifizierte Arbeitszeugnis wesentlich aussagekräftiger, weil ein einfaches Zeugnis keine Bewertung der Leistung oder des Sozialverhaltens enthält.

Papier oder elektronisches Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis kann weiterhin klassisch auf Papier ausgestellt und eigenhändig unterschrieben werden. Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 109 Absatz 3 GewO außerdem ausdrücklich die elektronische Form, wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist.

Eine gewöhnliche PDF-Datei mit eingescanntem Unterschriftsbild genügt dafür jedoch nicht automatisch. Soll die gesetzliche Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, verlangt § 126a BGB grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur. Außerdem muss der Arbeitnehmer der elektronischen Ausstellung des Zeugnisses zustimmen.

Bei einem Zeugnis auf Papier sollte die äußere Form dem üblichen geschäftlichen Standard entsprechen. Rechtschreibfehler, Verschmutzungen oder eine Gestaltung, die den beruflichen Eindruck beeinträchtigt, können einen Anspruch auf Berichtigung begründen. Ein Zeugnis darf nach der Rechtsprechung grundsätzlich gefaltet werden, solange die Kopierfähigkeit und der ordnungsgemäße Eindruck nicht beeinträchtigt werden.

Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes starres Muster. In der Praxis folgen qualifizierte Arbeitszeugnisse jedoch meist einem ähnlichen Aufbau:

Überschrift und Einleitung: Name des Arbeitnehmers, Beschäftigungszeitraum und Position
Aufgabenbeschreibung: die wesentlichen Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche
Leistungsbeurteilung: zum Beispiel Fachwissen, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Belastbarkeit und Arbeitserfolg
Zusammenfassende Leistungsbeurteilung: häufig anhand der sogenannten Zufriedenheitsskala
Verhaltensbeurteilung: insbesondere gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden oder Geschäftspartnern
Beendigungsgrund: kann beispielsweise auf Wunsch des Arbeitnehmers angegeben werden; er gehört nicht zwingend in jedes Zeugnis
Schlussformel: häufig mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen, rechtlich jedoch nicht zwingend

Entscheidend ist nicht, ob jede dieser Positionen exakt in dieser Reihenfolge erscheint. Das Zeugnis muss insgesamt wahr, klar und verständlich sein und darf keine unzulässigen versteckten Aussagen enthalten.

Die Notenskala im Arbeitszeugnis

Für die zusammenfassende Leistungsbewertung hat sich in der Praxis die sogenannte Zufriedenheitsskala entwickelt. Das Bundesarbeitsgericht berücksichtigt diese Formulierungen bei der Auslegung von Arbeitszeugnissen. Die folgende Zuordnung ist allgemein gebräuchlich:

Typische Formulierung	Übliche Bewertung
stets zu unserer vollsten Zufriedenheit	sehr gut (1)
stets zu unserer vollen Zufriedenheit	gut (2)
zu unserer vollen Zufriedenheit	befriedigend (3)
zu unserer Zufriedenheit	ausreichend (4)
im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit	mangelhaft (5)
hat sich bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden	regelmäßig als deutlich unzureichende Bewertung verstanden

Besonders wichtig ist das Zeitmoment. Das Wort „stets“, „immer“ oder „durchgehend“ macht bei der üblichen Zufriedenheitsskala einen erheblichen Unterschied. Das Bundesarbeitsgericht ordnet beispielsweise „zur vollen Zufriedenheit“ grundsätzlich dem Bereich „befriedigend“ zu, während „stets zur vollen Zufriedenheit“ üblicherweise eine gute Bewertung ausdrückt.

Die Formulierungen sind allerdings keine gesetzlich festgeschriebenen Schulnoten. Entscheidend bleibt, welche Leistung tatsächlich erbracht wurde und wie ein objektiver Leser mit Berufs- und Branchenkenntnissen die gesamte Beurteilung versteht.

Verhaltensbeurteilung richtig lesen

Neben der Leistung beurteilt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch das Verhalten im Arbeitsverhältnis. Eine typische positive Formulierung lautet beispielsweise:

„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei.“

Auch hier kommt es auf den Gesamtzusammenhang an. Fehlen Personengruppen, mit denen der Arbeitnehmer regelmäßig zu tun hatte, oder weicht die Reihenfolge ungewöhnlich vom üblichen Aufbau ab, kann dies Fragen aufwerfen. Daraus lässt sich jedoch nicht automatisch eine bestimmte negative Bewertung ableiten.

Geheimcodes und versteckte Aussagen sind verboten

§ 109 Absatz 2 GewO verlangt, dass ein Arbeitszeugnis klar und verständlich formuliert ist. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen, als sie aus der äußeren Form oder dem Wortlaut erkennbar ist.

Sogenannte Geheimzeichen oder gezielt doppeldeutige Formulierungen sind daher unzulässig. Im Internet kursieren zahlreiche Listen, nach denen einzelne Sätze angeblich immer eine bestimmte versteckte Bedeutung haben sollen – etwa Hinweise auf Alkoholprobleme, Streit mit Vorgesetzten oder gewerkschaftliches Engagement. Solche pauschalen Übersetzungen sind mit Vorsicht zu behandeln. Maßgeblich ist immer der konkrete Zusammenhang des gesamten Zeugnisses.

Unzulässig wären beispielsweise bewusst eingesetzte Zeichen, ungewöhnliche Hervorhebungen oder Formulierungen, mit denen der Arbeitgeber gezielt eine negative Botschaft transportieren will, die aus dem normalen Wortlaut nicht hervorgeht.

Was gehört nicht in ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis soll die berufliche Tätigkeit, Leistung und das Verhalten beurteilen. Private oder für diese Bewertung nicht erforderliche Informationen gehören grundsätzlich nicht hinein.

Krankheiten und gewöhnliche Krankheitszeiten
Schwerbehinderung oder andere gesundheitliche Angaben
Gehalt
Gewerkschaftszugehörigkeit
einzelne Fehler oder gewöhnliche Konflikte
Abmahnungen als solche

Bei längeren Unterbrechungen bestehen allerdings Ausnahmen. Das Bundesarbeitsgericht hat etwa entschieden, dass Elternzeit erwähnt werden kann, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Beschäftigungsdauer eine wesentliche tatsächliche Unterbrechung darstellt und ohne die Angabe beim Leser ein falscher Eindruck über die tatsächliche Berufserfahrung entstehen würde.

Die Schlussformel und was sie wirklich bedeutet

Viele Arbeitszeugnisse enden mit einer Formulierung wie:

„Wir danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit, bedauern ihr Ausscheiden und wünschen ihr für die berufliche und private Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“

Solche Sätze sind in der Praxis verbreitet. Ein gesetzlicher Anspruch auf Dank, Bedauern oder Zukunftswünsche besteht jedoch nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass persönliche Empfindungen des Arbeitgebers nicht zum notwendigen Inhalt eines Arbeitszeugnisses gehören.

Das Fehlen einer Schlussformel darf deshalb nicht automatisch als versteckte negative Bewertung interpretiert werden. Wer mit einer freiwillig aufgenommenen Schlussformel nicht einverstanden ist, kann nach der Rechtsprechung grundsätzlich nicht verlangen, dass der Arbeitgeber bestimmte Dankes- oder Wunschformulierungen verwendet.

Wann kann eine Korrektur verlangt werden?

Enthält das Zeugnis falsche Tatsachen, unzulässige versteckte Aussagen, erhebliche formale Mängel oder eine Bewertung, die nicht der tatsächlichen Leistung entspricht, kann der Arbeitnehmer eine Berichtigung verlangen.

Bei Streit über die Gesamtnote ist die Beweislast besonders wichtig. Das Bundesarbeitsgericht betrachtet eine durchschnittliche Bewertung im Bereich „befriedigend“ als Ausgangspunkt.

Verlangt der Arbeitnehmer eine gute oder sehr gute Bewertung, muss er grundsätzlich Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen, die diese überdurchschnittliche Bewertung rechtfertigen.
Will der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Bewertung erteilen, muss er die Tatsachen darlegen und beweisen können, die eine solche schlechtere Bewertung rechtfertigen.

Dass in einer bestimmten Branche besonders viele gute oder sehr gute Zeugnisse vergeben werden, verschiebt diese Beweislast nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht automatisch.

Arbeitszeugnis korrigieren lassen: so gehen Sie vor

Zeugnis vollständig prüfen: Tätigkeiten, Beschäftigungszeitraum, Leistungsbewertung und Verhaltensbeurteilung kontrollieren.
Fehler dokumentieren: Aufgabenbeschreibungen, Zielvereinbarungen, Leistungsnachweise oder andere Unterlagen können eine bessere Bewertung stützen.
Berichtigung schriftlich verlangen: konkret nennen, welche Passage geändert werden soll und warum.
Einen Formulierungsvorschlag machen: eine sachlich begründete Alternative erleichtert häufig die Einigung.
Angemessene Frist setzen: beispielsweise zwei Wochen, sofern keine kürzere Ausschlussfrist zu beachten ist.
Bei Bedarf das Arbeitsgericht einschalten: kommt keine Einigung zustande, kann ein Anspruch auf Zeugnisberichtigung gerichtlich geltend gemacht werden.

Fristen nicht unterschätzen

Ansprüche auf Ausstellung oder Berichtigung eines Arbeitszeugnisses können zeitlich begrenzt sein. Neben der regelmäßigen gesetzlichen Verjährung können insbesondere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen eine Rolle spielen und deutlich kürzer sein.

Darüber hinaus kann ein Anspruch unter besonderen Umständen verwirkt sein, wenn er über längere Zeit nicht geltend gemacht wurde und zusätzliche Umstände dazu führen, dass der Arbeitgeber berechtigterweise nicht mehr mit seiner Durchsetzung rechnen musste. Eine feste allgemeine „Verwirkungsfrist“ gibt es dafür nicht.

Wer ein fehlerhaftes Zeugnis erhält, sollte deshalb nicht jahrelang warten, sondern möglichst zeitnah reagieren.

Die häufigsten Fehler beim Arbeitszeugnis

Nur ein einfaches Zeugnis erhalten, obwohl für Bewerbungen eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung benötigt wird.
„Zur vollen Zufriedenheit“ automatisch für eine gute Bewertung halten. In der üblichen Zufriedenheitsskala entspricht dies grundsätzlich „befriedigend“.
Eine gewöhnliche PDF-Datei mit einer eingescannten Unterschrift mit einem formwirksamen elektronischen Zeugnis verwechseln.
Nur einzelne vermeintliche „Geheimcodes“ betrachten, statt das gesamte Zeugnis im Zusammenhang zu lesen.
Ausschlussfristen aus Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag übersehen.
Ein selbst formuliertes Zeugnis ungeprüft übernehmen. Arbeitnehmer dürfen Formulierungsvorschläge machen, sollten dabei aber auf die Bedeutung der verwendeten Zeugnissprache achten.

Arbeitszeugnis aufbewahren

Arbeitszeugnisse können auch Jahre später noch für Bewerbungen, Rentenfragen oder zum Nachweis früherer Tätigkeiten wichtig sein. Deshalb sollten sowohl Papierzeugnisse als auch elektronische Originale dauerhaft sicher aufbewahrt werden.

Mehr dazu erklären wir im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.

Stand: 24. September 2026. Rechtsgrundlagen und Rechtsprechung: § 109 GewO; § 126a BGB; § 16 BBiG; BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13 zur Zufriedenheitsskala und Beweislast; BAG, Urteil vom 11.12.2012 – 9 AZR 227/11 zur Schlussformel; BAG, Urteil vom 10.05.2005 – 9 AZR 261/04 zur Elternzeit; BAG, Urteil vom 20.05.2020 – 7 AZR 100/19 zum Zwischenzeugnis. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.