Die Beglaubigte-Kopie-Kosten liegen bei Bürgerämtern je nach Kommune meist bei 1,78 bis 10 Euro pro Seite, beim Notar bei mindestens 10 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer nach GNotKG. Ausstellen dürfen Bürgerämter, Notare, teils Kirchengemeinden, Schulen und Arbeitgeber – je nach Verwendungszweck des Dokuments.
Bürgerämter beglaubigen Kopien meist für 1,78 bis 10 Euro pro Seite oder Dokument, Notare berechnen nach GNotKG mindestens 10 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer und Auslagenpauschale. Das Bürgeramt beglaubigt nur, wenn das Original von einer Behörde stammt oder die Kopie für eine Behörde bestimmt ist. Personenstandsurkunden, Grundbuch- und Handelsregisterauszüge sind ausgenommen und müssen bei der ausstellenden Stelle oder beim Notar beglaubigt werden. Für die Verwendung im Ausland ist zusätzlich meist eine Apostille nötig.
Wo bekomme ich eine beglaubigte Kopie – und wer darf sie ausstellen?
Eine beglaubigte Kopie bekommen Sie beim Bürgeramt, beim Notar, teils bei Kirchengemeinden sowie bei Schulen und Arbeitgebern für eigene Zeugnisse. Notare haben den breitesten Anwendungsbereich und beglaubigen auch privatrechtliche Dokumente, die Bürgerämter ablehnen müssen.
Bürgerämter und Rathäuser beglaubigen eine Kopie nur unter zwei Bedingungen: Entweder stammt das Original von einer Behörde, oder die Kopie ist ausdrücklich für die Vorlage bei einer Behörde bestimmt. Ein privater Mietvertrag oder eine Vollmacht fällt damit meist heraus – dafür ist der Notar zuständig, der Inhalt und Form eines Dokuments prüft und rechtlich weitreichender bestätigen kann. Nach Angaben von Karrierebibel stellen zusätzlich manche Kirchengemeinden und Pfarrämter Beglaubigungen für bestimmte Unterlagen aus, Schulen und Hochschulen beglaubigen häufig kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr die eigenen Abschlusszeugnisse ihrer aktuellen und ehemaligen Schüler, und einzelne Sparkassen bieten die Beglaubigung im Rahmen des Sparkassenrechts an, wobei die Akzeptanz beim Empfänger vorab zu prüfen ist.
Eine wichtige Einschränkung betrifft Personenstandsurkunden: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden beglaubigt ausschließlich das ausstellende Standesamt selbst, ein allgemeines Bürgeramt darf hier nicht tätig werden. Wie die Beantragung einer Geburtsurkunde im Detail abläuft, beschreibt der Artikel Geburtsurkunde beantragen: Wo, was sie kostet und wie viele Kopien Sie brauchen.
Wer mehrere Dokumente gleichzeitig beglaubigen lassen muss, spart durch Bündelung Zeit und oft auch Geld: Die meisten Bürgerämter und Notare berechnen die Gebühr pro Seite oder Dokument, nicht pro Termin. Ein einziger Besuch mit allen benötigten Originalen und Kopien vermeidet Mehrfachtermine und zusätzliche Wartezeiten, gerade in Bürgerämtern mit langen Vorlaufzeiten für Termine.
Beglaubigte Kopie Kosten beim Bürgeramt: Welche Gebühren fallen an?
Eine beglaubigte Kopie kostet beim Bürgeramt je nach Kommune zwischen etwa 1,78 und 10 Euro pro Seite oder Dokument, da die Gebühr über kommunale Verwaltungsgebührenordnungen und nicht bundeseinheitlich geregelt ist. Zusatzseiten kosten meist 1 bis 2 Euro extra.
Die Beispiele zeigen die Spannbreite: Laut Service Berlin verlangt das Bürgeramt Berlin pauschal 5 Euro je Seite, bei schwer vergleichbaren Vorlagen wie technischen Zeichnungen kann die Gebühr höher ausfallen. Die Stadt Karlsruhe berechnet für Schriftstücke 3,50 Euro je Seite, für inländische Schulzeugnisse jedoch eine Pauschale von 1,78 Euro unabhängig von der Seitenzahl, während ausländische Zeugnisse mit 3,50 Euro je Seite abgerechnet werden. Nach einer Übersicht von buergerservice.info bewegen sich die Gebühren bundesweit meist zwischen 3,50 und 10 Euro pro Dokument, teils gestaffelt nach Seitenzahl. Unterlagen, die für Rentenversicherung, Sozialleistungen oder BAföG bei der zuständigen Stelle eingereicht werden, beglaubigen mehrere Kommunen nach eigenen Angaben gebührenfrei.
Es gibt keine bundesweit einheitliche Gebühr für beglaubigte Kopien. Jede Kommune legt ihre Verwaltungsgebühr eigenständig fest, und Ausnahmen für Sozialleistungen gelten nicht überall gleich. Prüfen Sie die aktuelle Gebühr und mögliche Befreiungen vor dem Termin direkt beim zuständigen Bürgeramt oder Rathaus, statt sich auf Beispielwerte einzelner Städte zu verlassen.
Was kostet eine beglaubigte Kopie beim Notar?
Eine beglaubigte Kopie kostet beim Notar nach GNotKG-Gebührenverzeichnis Nummer 25101 pauschal 1,50 Euro je angefangene Seite, mindestens jedoch 10 Euro, zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer und einer möglichen Auslagenpauschale von bis zu 20 Euro.
Diese Gebühr unterscheidet sich von der Unterschriftsbeglaubigung nach GNotKG-Nummer 25100, die mit dem 0,2-fachen Satz der vollen Gebühr berechnet wird und je nach Geschäftswert etwa 20 bis 70 Euro kostet. Der inhaltliche Unterschied ist entscheidend: Die Unterschriftsbeglaubigung bestätigt ausschließlich, dass eine Unterschrift echt ist, während die Kopie-Beglaubigung bescheinigt, dass die Fotokopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt, und die Kopie damit dem Original rechtlich gleichstellt. Notare beglaubigen zudem Dokumente, die Bürgerämter ablehnen müssen, etwa private Verträge, Vollmachten oder Unterlagen für den Immobilienkauf – dort prüft der Notar zusätzlich den rechtlichen Inhalt und berät bei Bedarf zur Wirksamkeit.
| Gebührenart | GNotKG-Nummer | Betrag |
|---|---|---|
| Beglaubigte Kopie | KV 25101 | 1,50 € je Seite, mind. 10 € zzgl. MwSt. |
| Unterschriftsbeglaubigung | KV 25100 | 0,2-fache Gebühr, ca. 20–70 € |
Welche Dokumente können nicht beim Bürgeramt beglaubigt werden?
Bürgerämter beglaubigen keine Personenstandsurkunden, Grundbuch- und Handelsregisterauszüge sowie private Verträge und Vollmachten. Diese Dokumente beglaubigt ausschließlich die ausstellende Stelle, das zuständige Gericht oder ein Notar.
Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden fallen unter die Zuständigkeit des jeweiligen Standesamts, das die Urkunde ursprünglich ausgestellt hat. Auszüge aus dem Grundbuch oder Handelsregister beglaubigen Gerichte beziehungsweise Notare, da hier die rechtliche Verbindlichkeit über eine reine Kopie hinausgeht. Private Verträge, Vollmachten und Willenserklärungen benötigen ebenfalls den Notar, weil das Bürgeramt laut den Angaben der Stadt Karlsruhe und weiterer Kommunen nur die Übereinstimmung von Kopie und Original bestätigt, nicht aber den rechtlichen Inhalt prüft oder berät. Fremdsprachige Dokumente verlangen zusätzlich häufig eine beglaubigte Übersetzung durch einen öffentlich bestellten und beeidigten Dolmetscher, bevor eine Behörde die Beglaubigung des Dokuments akzeptiert.
Beglaubigte Kopie oder Notarbeglaubigung – wann reicht welche Variante?
Für Bewerbungsunterlagen und die Vorlage bei deutschen Behörden reicht in der Regel die amtliche Beglaubigung durch das Bürgeramt, während private Rechtsgeschäfte, Auslandsverwendung und inhaltlich geprüfte Dokumente die notarielle Beglaubigung erfordern.
Der zentrale Unterschied liegt im Prüfungsumfang: Die amtliche Beglaubigung des Bürgeramts bestätigt ausschließlich die formale Übereinstimmung zwischen Kopie und vorgelegtem Original. Die notarielle Beglaubigung geht weiter, da der Notar zusätzlich den rechtlichen Inhalt einordnen und bei Bedarf über die Wirksamkeit eines Dokuments beraten kann – das ist etwa bei Immobilienkaufverträgen, Testamenten und Ehe- oder Gesellschaftsverträgen zwingend vorgeschrieben. Soll eine beglaubigte Kopie im Ausland vorgelegt werden, reicht die deutsche Beglaubigung allein häufig nicht aus. Für die Verwendung in vielen Staaten außerhalb Deutschlands ist zusätzlich eine Apostille oder Legalisation nötig, die je nach Zielland bei der zuständigen Landesbehörde oder dem Konsulat des Ziellandes zu beantragen ist.
💬 Meine Einschätzung
Die gängige Annahme lautet, die günstigste Beglaubigung sei automatisch die richtige Wahl. In der Praxis zeigt sich aber: Wer eine beglaubigte Kopie fürs Ausland oder für ein privatrechtliches Geschäft benötigt, spart mit der billigeren Bürgeramt-Variante nichts, weil die Stelle sie schlicht ablehnen muss. Sinnvoller ist es, vor dem Termin beim Empfänger – Arbeitgeber, ausländische Behörde oder Vertragspartner – konkret nachzufragen, welche Form der Beglaubigung akzeptiert wird und ob zusätzlich eine Apostille verlangt ist. Das verhindert einen zweiten Weg zum Amt oder Notar und damit doppelte Gebühren.
- Bürgerämter beglaubigen nur Kopien behördlicher Originale oder für Behörden bestimmte Kopien, Notare beglaubigen auch private Dokumente
- Bürgeramt-Gebühren liegen meist zwischen 1,78 € und 10 € pro Seite oder Dokument, je nach Kommune
- Notare berechnen nach GNotKG mindestens 10 € zzgl. 19 % MwSt. und ggf. Auslagenpauschale
- Personenstandsurkunden, Grundbuch- und Handelsregisterauszüge sowie private Verträge sind vom Bürgeramt ausgenommen
- Für die Verwendung im Ausland ist zusätzlich meist eine Apostille oder Legalisation nötig
Häufige Fragen zu beglaubigten Kopien
Diese fünf Fragen tauchen bei beglaubigten Kopien regelmäßig auf – sie ergänzen die obigen Hauptkapitel um spezifische Detail-Aspekte.
Muss ich Original und Kopie zum Termin mitbringen?
Ja, für eine amtliche Beglaubigung müssen Sie sowohl das Original als auch die bereits angefertigte Kopie vorlegen. Das Bürgeramt vergleicht beide Dokumente und bestätigt die Übereinstimmung mit einem Beglaubigungsvermerk auf der Kopie.
Wie lange ist eine beglaubigte Kopie gültig?
Eine beglaubigte Kopie hat kein festes Ablaufdatum, viele Behörden und Arbeitgeber akzeptieren jedoch nur Beglaubigungen, die einige Monate bis maximal ein Jahr zurückliegen. Fragen Sie beim Empfänger nach der konkret akzeptierten Frist.
Ist eine beglaubigte Kopie im Ausland automatisch gültig?
Nein, eine in Deutschland beglaubigte Kopie wird im Ausland häufig nur mit zusätzlicher Apostille oder Legalisation anerkannt. Welche Zusatzbeglaubigung nötig ist, hängt vom Zielland und vom Haager Apostille-Übereinkommen ab.
Was kostet eine beglaubigte Übersetzung im Vergleich zur beglaubigten Kopie?
Eine beglaubigte Übersetzung erstellt ein öffentlich bestellter und beeidigter Übersetzer und berechnet dafür üblicherweise ein Honorar pro Zeile oder Seite, das über der reinen Kopie-Beglaubigungsgebühr liegt. Beide Leistungen sind unterschiedlich und teils zusätzlich nötig.
Kann ich eine beglaubigte Kopie online beantragen?
Manche Kommunen bieten die Beglaubigung per Post oder über ein Online-Serviceportal an, in vielen Fällen ist jedoch weiterhin die persönliche Vorlage von Original und Kopie beim Bürgeramt oder Notar erforderlich. Der genaue Ablauf variiert je nach Stadt und Landkreis.
Quellen und weiterführende Literatur
Die folgenden Quellen wurden für diesen Artikel ausgewertet und liefern weiterführende Details zu Gebühren, Zuständigkeiten und rechtlichen Grundlagen.
- Beglaubigung von Kopien · service.berlin.de · Amtliche Gebühren- und Zuständigkeitsangaben für Bürgerämter Berlin.
- Bürgerdienste: Abschriften, Ablichtungen und Vervielfältigungen amtlich beglaubigen lassen · karlsruhe.de · Gebührenstaffel der Stadt Karlsruhe inklusive Sonderregel für Schulzeugnisse.
- Dokumente im Bürgerbüro beglaubigen lassen · buergerservice.info · Bundesweite Gebührenspanne und Abgrenzung amtliche vs. notarielle Beglaubigung.
- Beglaubigung beim Notar: was kostet sie? · notar-check.de · GNotKG-Gebührentabelle für Kopie- und Unterschriftsbeglaubigung.
- Zeugnis beglaubigen lassen: Wer beglaubigt + Kosten · karrierebibel.de · Übersicht zu Schulen, Arbeitgebern, Kirchen und Sparkassen als Beglaubigungsstellen.
