Wer „PDF zusammenfügen“ sucht, landet bei Websites, die das kostenlos anbieten, gegen den Upload der Datei. Für die Bewerbung, den Mietvertrag oder den Arztbrief ist das der falsche Weg: Die Datei liegt danach auf einem fremden Server, und wo der steht, sagt die Seite selten. Dabei bringen Mac und iPhone alles mit, was man braucht, und Windows und Android fast alles. Dieser Beitrag geht die drei häufigsten Aufgaben durch, je Gerät, mit dem, was schon installiert ist.
Das Wichtigste in Kürze
| Aufgabe | Mac | iPhone/iPad | Windows | Android |
|---|---|---|---|---|
| Zusammenfügen | Vorschau: Miniaturen, Seiten hineinziehen | Dateien-App: mehrere PDFs markieren, „PDF erstellen“ | kein Bordmittel; Drucken als PDF nur für einzelne Dokumente, sonst Programm nötig | kein Bordmittel; Programm oder Chrome-Umweg |
| Verkleinern | Vorschau: Exportieren, Quartz-Filter „Reduce File Size“ | kein Bordmittel; über Mac oder Programm | Drucken als PDF mit geringerer Qualität; sonst Programm | Chrome: Drucken als PDF; sonst Programm |
| Unterschreiben | Vorschau: Markierungswerkzeug, Unterschrift per Trackpad oder Kamera | Markierungen: Unterschrift zeichnen, Datei bleibt lokal | Edge: Zeichnen-Werkzeug im PDF-Viewer | Dateien/Drive-Viewer: Markierungen, je nach Gerät |
| Seiten drehen, löschen, sortieren | Vorschau | Dateien-App, Vorschau-Ansicht | Edge: eingeschränkt | je nach Gerät |
Mac: Vorschau kann fast alles
Die Vorschau-App ist der vollständigste PDF-Editor, der ohne Installation auskommt. Zusammenfügen: erstes PDF öffnen, Miniaturen einblenden, zweites PDF aus dem Finder in die Miniaturenleiste ziehen, an die gewünschte Stelle, Datei sichern. Seiten lassen sich dort auch drehen, löschen und umsortieren. Verkleinern: Ablage, Exportieren, Quartz-Filter „Reduce File Size“; das drückt Scans oft um den Faktor fünf, mit sichtbarem Qualitätsverlust bei Fotos. Unterschreiben: Markierungswerkzeug, Unterschrift, einmal per Trackpad zeichnen oder auf Papier unterschreiben und mit der Kamera aufnehmen; die Unterschrift wird gespeichert und in jedes Dokument gezogen. Die Datei verlässt den Rechner dabei nicht.
iPhone und iPad: Dateien und Markierungen
Zusammenfügen: In der Dateien-App die PDFs am selben Ort ablegen, mit „Auswählen“ markieren, unten rechts auf die drei Punkte, „PDF erstellen“; die Reihenfolge folgt der Sortierung im Ordner, also vorher benennen. Aus Fotos wird auf demselben Weg ein PDF, was bei abfotografierten Dokumenten nützlich ist. Unterschreiben: PDF öffnen, Markierungen, Plus, Unterschrift; die gezeichnete Unterschrift wird auf dem Gerät gespeichert. Verkleinern geht auf dem iPhone nicht mit Bordmitteln; wer die Datei am Mac hat, nimmt Vorschau, sonst ein Programm.
Windows: was fehlt und was geht
Windows hat keinen eingebauten Weg, zwei PDFs zu einem zu machen. „Microsoft Print to PDF“ erzeugt aus jedem Dokument ein PDF, auch aus einer Word-Datei mit mehreren eingefügten Seiten, und wer die Ausgangsdokumente noch hat, fügt sie in Word zusammen und druckt einmal. Für das Zusammenfügen fertiger PDFs braucht es ein Programm; kostenlose Offline-Programme deutscher Anbieter gibt es, die Datei bleibt dabei auf dem Rechner. Welches, ist eine Frage des Vertrauens und des Stands: Vor der Installation prüfen, ob es aktuell gepflegt wird und keine Zusatzsoftware mitbringt. Unterschreiben geht in Edge, dem Standard-PDF-Viewer, mit dem Zeichnen-Werkzeug; das Ergebnis ist eine eingefügte Zeichnung, gespeichert als neue Datei.
Android: der Chrome-Umweg
Auch Android bringt kein Zusammenfügen mit. Der Umweg für einzelne Dokumente: in Chrome oder dem Drive-Viewer öffnen, Drucken, als PDF speichern, was auch die Größe reduziert. Für mehrere PDFs braucht es eine App; dieselbe Regel wie unter Windows: offline arbeitende, aktuell gepflegte Programme, keine, die zum Upload zwingen. Unterschreiben geht in vielen Geräten über die Markierungsfunktion des PDF-Viewers, sonst über die App.
Wann ein Online-Dienst vertretbar ist
Für ein Dokument, das ohnehin öffentlich ist, etwa ein Flyer oder ein Handbuch, spielt der Upload keine Rolle. Für alles mit Namen, Adressen, Gesundheits-, Finanz- oder Vertragsdaten gilt: Der Dienst verarbeitet personenbezogene Daten, und die DSGVO verlangt dafür eine Rechtsgrundlage und einen Serverstandort, den man kennt. Viele Dienste versprechen, Dateien nach einer Stunde zu löschen; prüfen kann das niemand. Wer einen Online-Dienst nutzt, wählt einen mit Sitz und Servern in der EU, liest die Datenschutzerklärung auf den Speicherort und lädt nichts hoch, was er nicht auch per unverschlüsselter E-Mail verschicken würde.
Was die eingefügte Unterschrift rechtlich ist
Die häufigsten Fehler
- Vertrauliche Dokumente hochladen, weil die Seite „kostenlos“ ist. Der Preis ist die Datei.
- Ein PDF verkleinern und dabei den Scan unleserlich machen; vorher prüfen, ob der Empfänger eine Größenbegrenzung hat.
- Das Original überschreiben. Immer als neue Datei sichern.
- Eine eingefügte Unterschrift für eine Mietvertragskündigung verwenden.
- Auf dem iPhone die Reihenfolge vergessen: „PDF erstellen“ folgt der Ordnersortierung.
Stand: 14. September 2026. Funktionsnamen nach der Dokumentation von Apple, Microsoft und Google zum Stand der aktuellen Betriebssystemversionen; sie ändern sich mit Versionen und sind vor Verwendung zu prüfen. Rechtsgrundlagen zur Signatur: §§ 126, 126a, 126b BGB; eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014.
